Cách sử dụng máy in ĐƠN GIẢN cho người mới bắt đầu sử dụng

Đối với những người mới bắt đầu sử dụng máy in sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc là phải nhớ từng nút chức năng của máy in. Và bài viết dưới đây của in Việt Nhật sẽ tổng hợp cụ thể các cách sử dụng máy in chỉ vài các bước cơ bản cực kì đơn giản.  

1. Cách sử dụng máy in đúng cách

Sau đây sẽ là cách sử dụng máy in thông qua các bước cơ bản: 

• Bước 1: Đầu tiên trước khi in phải kiểm tra mực in và giấy 

Bạn nên kiểm tra giấy và mực in trước khi bắt đầu bước vô quy trình in ấn để tránh gặp phải một số trường hợp không may xảy ra. Khi phát hiện được vấn đề bạn có thể kịp thời khắc phục một cách nhanh chóng nhất. 

• Bước 2: Thiết lập máy chủ với máy in

Ở bước này bạn cần đảm bảo rằng dây nguồn đã kết nối máy in với máy chủ.

• Bước 3: Cài đặt quyền chia sẻ máy in với máy tính cần in

Bạn nhấn chọn vào Start Menu > click chọn Settings > Devices > Printers & scanner > tìm và nhấn vào máy in để kết nối > Chọn Open queue > click chuột phải vào cửa sổ vừa mới hiện ra > Chọn Sharing.

Cuối cùng nhấn chọn Share this Printer > Chọn Apply > rồi chọn Ok.

• Bước 4: Kết nối hệ thống của máy in và máy tính lại với nhau

Đầu tiên bạn chọn Control Pannel ở ngoài màn hình chính > Chọn Devices and Printers > nhấn Add a printer > Tìm chọn máy in cần ghép nối sau đó nhấn next.

• Bước 5: Tiến hành in tài liệu 

2. Một số chức năng cơ bản trên máy in

Sau đây sẽ là cách sử dụng máy in văn phòng thông qua một số chức năng trên máy in bạn nên biết để có thể giúp các thao tác của bạn trở nên nhanh hơn. 

• Số Lượng Bản Sao (Copies): Đây là số lượng bản in mà bạn muốn tạo ra
• Thuộc Tính Máy In (Printer Properties): Đây là tùy chọn nâng cao cho quá trình in ấn trên máy in. Tại đây, bạn có thể sử dụng các tính năng như “Tab Quality” với chế độ “Standard” hoặc “Draft” để cải thiện chất lượng của tài liệu bạn định in.
• In Tất Cả Trang (Print All Pages): Thực hiện in toàn bộ các trang có trong văn bản.
• In Trang Hiện Tại (Print Current Page): In chỉ trang đang được bạn xem xét. Hơn nữa bạn cũng có thể chọn các trang in theo ý muốn bằng cách nhập vào hộp thoại “Pages” ở dưới.
• In Một Mặt Hoặc Hai Mặt (Print One Sided): Đây là tính năng cho phép bạn lựa chọn in một mặt hoặc hai mặt. Tuy nhiên, một số máy in giá rẻ chỉ hỗ trợ in một mặt trong trường hợp đó bạn có thể in mặt trước sau đó lật giấy và in mặt sau một lần nữa.
• In Luông (Collated): Sử dụng để tự động sắp xếp và đóng gói các bản sao của tài liệu, đặc biệt hữu ích khi bạn cần in nhiều bản sao hoặc in theo từng trang.
• Định Hướng Dọc Hoặc Ngang (Portrait/ Landscape Orientation): Lựa chọn để xác định chiều in của tài liệu là in dọc hoặc in ngang tuỳ theo nhu cầu cụ thể.
• Khổ Giấy (A4/Letter): Lựa chọn kích thước giấy phù hợp ví dụ như A4 hoặc A3 tùy thuộc vào yêu cầu của bạn.
• Lề (Margins): Tùy chọn giúp bạn điều chỉnh căn lề cho bản in có thể là lề theo định dạng “Bình thường” hoặc lề tùy chỉnh theo ý muốn.
• Nhiều trang trên một mặt (Page Per Sheet): Tùy chọn này cho phép bạn in nhiều trang văn bản lên một trang giấy tiết kiệm giấy và tài nguyên.

3. Lưu ý khi trong quá trình sử dụng máy in

Một số lưu ý dành cho bạn để có thể sử dụng máy in một cách thành thạo nhất. 

Vị trí đặt máy

Việc đặt vị trí nghe qua thì có thể là không liên quan đến cách sử dụng máy in. Nhưng đặt máy in ở những nơi thoáng mát và bằng phẳng có thể tránh được một số vấn đề bị hư hỏng. Và bố trí một nơi hợp lý có thể giúp việc phân bố dây điện dễ dàng hoặc một số dây cáp may in một cách gọn gàng. 

Hộp mực

• Đừng để mực in tiếp xúc với không khí quá lâu điều này sẽ làm cho mực nhanh khô đi
• Hãy lưu trữ mực laser trong hộp đen kín tránh tiếp xúc với ánh nắng mặt trời
• Nếu không dùng máy in trong một thời gian dài hãy bảo quản mực in trong hộp kín

Làm vệ sinh máy

Nên thực hiện vệ sinh máy in mỗi 3 tháng để đảm bảo máy hoạt động tốt hơn. Hãy tuân thủ hướng dẫn về việc vệ sinh trong sách hướng dẫn sử dụng đi kèm với máy in để đảm bảo an toàn và hiệu quả.

Việc tắt máy in một cách đột ngột sẽ có thể ảnh hưởng đến tuổi thọ của máy in. Cho nên khi bạn muốn tắt hãy đợi khoảng 1-2 phút rồi hãy tắt. 

Qua bài viết mong rằng có thể cho bạn một số cách sử dụng máy in hiệu quả. Và xưởng in Việt Nhật là đơn vị chuyển nhận in ấn như in decal và một số dịch vụ in ấn khác nếu bạn có nhu cầu thì hãy nhanh tay liên hệ ngay đến hotline: 0975555717 để được nhân viên tư vấn một cách nhanh chóng nhất. 

Bài viết tham khảo khác:

Máy in bị offline là lỗi gì

Máy in bị lem mực cách khắc phục